Het college van toezicht is een onafhankelijk orgaan van de Nederlandse orde van advocaten

Jaarverslag

Het college van toezicht is wettelijk verplicht om jaarlijks verslag te doen van zijn werkzaamheden, waarin in ieder geval het gevoerde beleid in het algemeen en de doelmatigheid en doeltreffendheid van zijn werkzaamheden en werkwijze in het bijzonder worden neergelegd. Daarnaast heeft het college ook tussentijdse verslagen uitgebracht.

Jaarverslag 2017

Het college van toezicht constateert in zijn jaarverslag dat de dekens in 2017 zichtbare verbetering hebben bereikt, met name bij het financieel toezicht en het toezicht op de omgang met derdengelden. Alle dekens schakelen sinds medio 2017 bij alle kantoorbezoeken de unit Financieel toezicht advocatuur in voor de beoordeling van de financiële positie van de kantoren en de controle op de derdengeldrekening. Dat waarborgt een uniforme beoordeling. Ook hebben de dekens pilots gehouden met het opvragen van de financiële kengetallen van alle advocatenkantoren in een arrondissement. Daarmee hebben ze in beginsel een structurele en consistente werkwijze ontwikkeld om in een vroeg stadium mogelijke problemen in de financiële huishouding bij advocatenkantoren te onderkennen.

Er zijn ook terreinen waar het college aandacht voor vraagt. Dat is met name het geval bij de capaciteit van de ondersteuning van de dekens. In de afgelopen jaren is het toezicht op de advocatuur steeds intensiever geworden. Daardoor is het werk voor de dekens en de ondersteunende bureaus van de lokale orden van advocaten sterk toegenomen. Ook in 2018 zullen de dekens er taken bij krijgen. Het college maakt zich zorgen dat de capaciteit en kwaliteit van de bureaus onvoldoende in de pas loopt met de eisen die de huidige taken en de komende taakverzwaring aan de dekens stellen. Daarom drong het college er bij de dekens op aan dat zij bedenken hoe zij hun organisatie het beste kunnen inrichten, structureel kunnen samenwerken en effectiever kunnen werken, en daar uitvoering aan geven.

Het college constateert dat de dekens druk bezig zijn om een eenduidig beeld te krijgen van wat risico-gestuurd toezicht inhoudt en om daar een concrete en gestructureerde invulling aan te geven. Om het proces te versnellen heeft het college besloten om de dekens een handreiking te bieden voor de ontwikkeling van een gestructureerd risico-gestuurd toezicht.

Bij de klachtbehandeling constateert het college dat de dekens verschillend omgaan met de wijze waarop zij aan de klager een advies of visie geven over de ontvankelijkheid of gegrondheid van de klacht. Het college vindt het wenselijk dat de dekens een uniforme werkwijze afspreken en heeft de dekens aanbevolen om dit ter afstemming op de agenda te zetten van overleg met de tuchtrechters.

Eerdere publicaties

Jaarverslag 2016 – 9 februari 2017

Het college van toezicht constateert in zijn jaarverslag dat de dekens in 2016 zichtbare stappen hebben gezet in de verbetering van het toezicht. Wel blijven op een aantal terreinen nog extra inspanningen nodig, zoals bij het risico-gestuurd toezicht en het financieel toezicht. Het college ziet bijvoorbeeld verbeteringen in de mate waarin de dekens signalen van ketenpartners verkrijgen en dekenbezwaren (ambtshalve klachten) indienen tegen advocaten, en in de wijze waarop de dekens verantwoording afleggen in hun jaarverslagen.

Bij het risico-gestuurde toezicht is de beoogde gestructureerde aanpak nog onvoldoende van de grond gekomen. Zo zijn de risico’s nog niet in alle arrondissementen voldoende geïnventariseerd en zijn er nog geen risicoprofielen opgesteld. Het vergt een extra inspanning van de dekens om dat alsnog te realiseren.

Verder constateert het college dat de dekens het financieel toezicht op verschillende wijze uitvoeren. Mede daardoor is er te weinig een structurele aanpak met objectieve en uniforme criteria zichtbaar. Het college beveelt de dekens aan om meer gebruik maken van de expertise van de unit Financieel toezicht advocatuur. In 2016 is een pilot uitgevoerd met het opvragen van financiële kengetallen van alle advocatenkantoren in één arrondissement. De uitkomsten daarvan zijn nog niet bekend. Voor 2017 wil het college dat de dekens op basis van deze pilot een effectieve methode ontwikkelen om vroegtijdig een structureel overzicht te krijgen van eventuele financiële problemen bij advocaten. Het doel is dat de dekens daarmee de continuïteit van de dienstverlening van advocaten kunnen bewaken en de risico’s door aantasting van de (financiële) integriteit van advocaten kunnen voorkomen of beperken. Dat is in het belang van rechtzoekenden.

Tussentijds verslag 2016 – 15 september 2016

In een tussentijds verslag deed het college van toezicht verslag van zijn werkzaamheden en enkele bevindingen uit de eerste helft van 2016. Tijdens bezoeken aan de 11 lokale dekens sprak het college over het door hen uitgeoefende toezicht en de klachtbehandeling aan de hand van een uniforme vragenlijst. Ook sprak het college met andere betrokken partijen. Het verslag noemt enkele punten die het college van toezicht zijn opgevallen. Zo bezoeken de dekens jaarlijks minimaal 10% van de kantoren in hun arrondissement. Dat is bedoeld als proactief toezicht. Als onderdeel van deze 10% bezoeken de dekens in verschillende mate ook kantoren van advocaten over wie zij een signaal hebben ontvangen dat er iets niet in orde zou zijn. Het college constateert dat daardoor minder ruimte overblijft voor preventief toezicht. Daarom vindt het college het wenselijk dat bezoeken naar aanleiding van een signaal over een advocaat bovenop deze 10% komen. Verder meent het college dat de dekens zich meer moeten inzetten om advocaten bewuster te maken van hun verplichtingen op grond van de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme (Wwft). De dekens moeten kritisch blijven bij hun toezicht op de naleving van deze wet. Verder is het voor de uitvoering van al hun taken van belang dat de dekens voldoende tijd aan het dekenaat kunnen besteden en over voldoende ondersteuning beschikken.

Jaarverslag 2015 – 4 februari 2016

In zijn jaarverslag schrijft het college van toezicht dat hij in het kader van zijn systeemtoezicht een eerste beeld heeft verkregen van het toezicht en de klachtbehandeling door de elf lokale dekens. Het college constateert dat de ondersteuning van de dekens door de uitbreiding van hun toezichttaken meer capaciteit en specialistische kennis vergt. Volgens het college kunnen de dekens dat efficiënter organiseren door meer samen te werken en gebruik te maken van gedeelde expertise. Vanwege kwaliteits- en integriteitsrisico’s vindt het college het van belang dat de dekens meer structureel overzicht krijgen van de financiële huishouding van advocatenkantoren. Daarvoor starten de dekens in 2016 een pilot met het opvragen van financiële kengetallen van kantoren. Verder mist het college eenduidige criteria voor het indienen van een dekenbezwaar. Dekens dienen vaker een dekenbezwaar in te dienen als er sprake is van een ernstige situatie, bijvoorbeeld vermeend frauduleus handelen, of van herhaling. Ook wil het CvT dat de dekens op een meer uniforme wijze verantwoording afleggen over het toezicht en de klachtbehandeling. Een goede registratie is geen doel op zich, maar een voorwaarde om inzicht te geven in het toezicht. Dat bevordert de consistentie ervan en vergroot de zichtbaarheid van het werk van de dekens. Voor 2016 zijn dit ook aandachtspunten voor het college. Daarnaast kiest het college in zijn werkplan 2016 als toezichtthema’s de nadere uitwerking van het risico-gestuurde toezicht, de controle op de naleving van de Wwft, de verkrijging van signalen van ketenpartners en de wijze waarop de dekens klachten behandelen.

Tussentijds verslag – 7 september 2015